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最新版机关公文格式设置规范(式样范文)

最新版机关公文格式设置规范(式样范文)

来源于网络

格式、内容是否准确无误,关系发文部门的整体形象,影响起草者在领导心中的印象。为此,我找到了最新版《党政机关公文格式》电子版。目录如下:

延伸阅读:此外,整理了在公文格式和内容方面经常出现错误的一些实例,与大家共勉。

01

易错的文号使用

印发公文时,年份外的符号应该用六角括号〔 〕(在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择),而不应该用方括号[ ]或方头括号【 】。如:

河教语[2018]5号(不规范)
河教语【2018】5号(不规范)
河教语〔2018〕5号(规范)

02

易错的格式编排

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

一、份号。顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000017” 。

二、密级。用3号黑体,顶格标注在版心左上角第二行(份号下方),两字之间空1个字。绝密★30年,机密★20年,秘密★10年。

三、紧急程度。用3号黑体,标注于公文首页左上角,密级下放。

四、签发人只有上行文才需注明签发人,“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。

五、发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。上边缘至版心上边缘35mm,红色小标宋体字。联合行文时,以联署发文机关名称为准上下居中排布,文件两字在其右侧。

六、公文标题。易出现公文大标题字体错误或加粗的现象。应为“二号小标宋”,一般用“二号方正小标宋简体”代替,不加粗。

七、全文行距。易出现行距不对,尤其是公文大标题行距过大的现象。公文大标题及正文行间距应均为固定值28磅,且段前、段后应设置为0。

八、页面边距。易出现边距随意设置的现象。公文页边距应为:上3.7厘米,下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米。

九、正文字体。易出现全文为黑体、宋体等字体的现象。正文字体应均为“三号仿宋”(除文中标题外),不加粗,一般用“三号仿宋GB_2312”代替,不能用其他字体。

十、两端对齐。易出现右端或左端不齐的现象。正文应设置为两端对齐。

十一、左空两字。易出现自然段前左空一字、一个多字、多于两个字等现象。每个自然段前应空两个字符。

十二、文种使用错误。15种公文种类,决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要;不可自造公文文种。

例:《关于第一次保密普查工作的总结》;“总结”不是公文文种,不能单独成文,应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》
 

03

易错的序号使用

一般情况下,第一层为“一、二、三”

第二层“(一)(二)(三)”

第三层为“1.2.3.”

第四层为“(1)(2)(3)”。

如果层次还多,可根据文章的分量,或者在上述层次序号之前适当选用“第一编”“第一章”“第一节”“第一部分”等,或者在上述序号之后适当增设“A.”“a.”“(a)”。

04

易错的数字使用

汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六,七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾” 等数字。

一、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如:“十二五”规划、二万五千里长征、三心二意、零点方案、第三季度、十六届四中全会等。

二、邻近的多个数字(一、二……九)并列连用,表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、七八个、十五六岁等。

三、星期几一律用汉字,如星期三。

四、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等,均使用汉字。如:万历十五年、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白,可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。

五、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组,应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月,为避免歧义,要将表示月和日的数字用间隔号“·”隔开,并外加引号。如: “一·二八”事变(1月28日)、“一二·九运动”(12月9月)等。涉及其他月份时,不用间隔号,是否使用引号,视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

六、用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时,使用汉语数字。如:几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字,用“多、约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致,其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元,调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨,用于农田水利基本建设。

七、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。

05

易错的标点符号

一、易出现多个书名号或引号并列时使用顿号分隔的错误,标有书名号或引号的并列成分之间通常不用顿号。

如:我小时候喜欢看《一千零一夜》、《格林童话》、《安徒生童话》(错误)

我小时候喜欢看《一千零一夜》《格林童话》《安徒生童话》(正确)

加强“警务室”、“护学岗”、“安全岗”建设(错误)

加强“警务室”“护学岗”“安全岗”建设(正确)

二、在标示数值和起止年限时使用连接号不规范,标示时间、地域的起止一般用一字线(占一个字符位置),标示数值范围起止一般用波纹线。

如:2017-2018(错误)

2017—2018(正确)

3-5年内(错误)

3~5年内(正确)

三、易出现在并列分句中使用句号后再使用分号的错误,分项列举的各项或多项已包含句号时,各项的末尾不能再用分号。

如:一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险;二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。(错误)

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。

二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。(正确)

四、易出现同一形式括号套用的错误,同一形式的括号应尽量避免套用,必须套用括号时,应采用不同的括号形式配合使用。

如:围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。(责任单位:各镇(街道))(错误)

围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。[责任单位:各镇(街道)](正确)

五、易出现在图、表说明文字末尾使用句号的错误,图或表的短语式说明文字,中间可用逗号,但末尾不用句号。即使有时说明文字较长,前面的语段已出现句号,最后结尾处仍不用句号。

如:注:以上各项数据统计截至2012年12月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径。(错误)

注:以上各项数据统计截至2012年12月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径(正确)

六、易出现书名号内用顿号表示停顿的错误,书名号内标示停顿时应用空格。

如:《xx省物价局、xx省财政厅关于xx市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(错误)

《xx省物价局xx省财政厅关于xx市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(正确)

七、易出现附件名称后使用标点符号的错误,附件名称后不用任何标点符号。

如:附件:1.XX领导小组成员名单;(错误)

附件:1.XX领导小组成员名单(正确)

八、易出现二级标题在换行分段情况下使用句号的错误,二级标题在换行分段时不使用句号,如使用句号则不需要换行分段。

如:(一)整合监管职能和机构。

为减少监管环节,保证上下协调联动……(错误)

(一)整合监管职能和机构

为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)

(一)整合监管职能和机构。为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)

06

易错的字词50例

1.截止与截至。“截止”表示到某个时间停止,强调“停止”,一般用于时间词语之后。

例如:报名工作已于昨日截止。

“截至”表示停止于某个时间,强调“时间”,后面须带时间词语(做宾语)。例如:截至目前。

2.制订与制定。“制订”是联合型,常与计划、方案等搭配,表示正在进行,或者表示某种打算,或者没有最后定案。如:将重新制订XX实施方案。

“制定”是动补型,常与政策、法令、方针、路线等搭配,表示已经决定,不再更改。如:制定了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十个五年计划纲要(草案)》。

3.决不与绝不。“决不”强调主观意愿上的坚决否定,以明示决心。例如:无论条件如何艰苦,我们决不退缩。

"绝不"强调客观上的完全不可能,以表示否定。例如:事情绝不像人们想象的那么简单。

4.巡查与巡察。巡查:巡逻稽查,重点在“检查”。例子:因为此事,他们又特地派了十几个委员,昼夜巡查。

巡察:巡行察访,重在“观察”。例子:总务长到下午又摇摇摆摆在各教室的走廊前巡察。

5、“交会”与“交汇”。“交汇”、“交会”均指“会合”、“相交”,但二者用法有别,据《现代汉语词典》,“交会”指一般的会合,如“铁路交会”、“沂蒙路与三合二街交会处”;而“交汇”则专指“(水流,气流等)聚集到一起”,如“长江口咸水淡水交汇”。

6、“综观”与“纵观”。“综观”是“综合观察”的意思。例如“综观全局”。“纵观”是“放眼观察”的意思。例如“纵观古今”。也可以说“纵观全局”,意思是说放开眼界观察全局。两者的区别在于:“综观”多用来指横向综合地观察。而“纵观”一般指纵向历史地考察。

7“必须”与“必需”。“必须”的意思是一定要,通常用来修饰其他表示动作行为的词语,如“必须努力工作”。“必需”的意思是一定得有,后面多跟表示事物名称的词,可以单用,也可构成“必需品”等词。

8、倍受”与“备受”。“倍”指加倍,也指更加、格外的意思,“倍增”是指成倍增长,如“信心倍增”“倍感亲切”“倍思亲”。“备”是表示完全,如“艰苦备尝”、“关怀备至”、“备受欢迎”、“备受青睐”。

9、“扶养”与“抚养”。“扶养”的对象既可以是长辈,也可以是晚辈。“抚养”的对象多是晚辈。

10、“功夫”与“工夫”。经常通用,但是,在表示占用的时间或空闲时,习惯用“工夫”。表示工作、学习所花的精力时间时,表示本领和造诣等义项时,习惯用“功夫”。

11、“厉害”与“利害”。“厉害”有难以对付的意思,“利害”则有利益和损害两个方面的意思。

12、“不利”与“不力”。“不利”指不顺利、有害处,如“出师不利”;“不力”指不尽力或不得力,如“领导不力”。

13、“交代”与“交待”。“交代”有三个意思:一是把经手的事务移交给接替的人;二是嘱咐;三是把事情或意见向有关人说明,也指把错误或罪行坦白出来,如““交代问题”。“交待”意思同“交代”第三个意思,也就是说两者在这个意思上可通用。另外,“交待”还作完结(指结局不如意,含诙谐意),如:要是飞机出了事,这条命也就交待了。

14、“授权”与“受权”。这是一组相对的词汇,其差别在于“授权”意在给予,“受权”意在接受。如“人大常委会授权新华社播发这部法律”“新华社受权播发这部法律”。

15、“赋予”与“付与”。“赋予”中的赋予者应是尊长高贵的一方,如“人民、宪法、历史、时代、组织、大自然”等。“付与”指给予、交给,所给的对象多是一般人或具体事物,所付的东西也多指钱款和具体物品。

16、接合”与“结合”。“接合”所用的对象比较具体,如“城乡接合部”;“结合”比较抽象,如“理论结合实际”。“接合”的各部分基本上还是各自独立的,只是相接触的部分连在一起,“结合”的各部分合成整体,是相互融合的。

17、“反应”与“反映”。反应的常见用法是,机体受到刺激后引发的活动,或是物理、化学变化的过程,或是事情所引起的意见、态度或行动。而“反映”的常见用法是比喻把客观事物的面貌或实质表现出来,或是把情况、意见等告诉上级或有关部门。

18、“起用”与“启用”。“起用”多用于与人有关,如“起用一代新人”;“启用”一般用于与物有关,如“新船闸启用”。

19、“权力”与“权利”。“权力”是指地位和职责带来的控制力量;“权利”有与“义务”相对的意义,如“著作权”“选举权”。

20、“缴纳”与“交纳”。当“缴”指交纳、交出(指履行义务或被迫)。如“上缴”与“上交”、“缴费”与“交费”相同;但“缴”指被迫交出(多指武器)时,如“缴获”不能用“交获”。“缴纳税款”应以“缴”字为佳。而“交会费”则以“交”字为宜。

21、“合龙”与“合拢”。“合龙”特指修筑堤坝或桥梁等,因为施工中的桥梁或堤坝的中间一段称作“龙口”,所以这种接合工作叫“合龙”。“合拢”可指堤坝、桥梁以外一般事物的闭合。

22、“醒悟”与“省悟”。“醒悟”多指在外界作用下觉醒过来,变得清楚。“省悟”的“省”有反省的意思,因此多指经过自省、内省、反省而明白、觉悟过来。

23、“爆发”与“暴发”。“爆发”指因爆炸而发生,如“火山爆发”;“暴发”多用于山洪、大水、疾病等。另,在用于社会事物时,“爆发”指像爆炸一样突然发生,多用于抽象事物,如革命、运动等,又用于表示力量、情绪等。“暴发”指突然得势或发财,多含贬义。

24、“以至”与“以致”。“以至”指事物扩展、延伸或事物发展到一定程度产生的效果。“以致”指事态发展所形成的结果。“以至”与“以致”的主要区别在于,“以至”用于事物程度的升级,而后者用于原因导致的后果。

25、“急待”与“亟待”。“急待”指紧急待办。“亟待”指极须,急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。

26、“记取”与“汲取”。“记取”指记住。“汲取”指吸取。“记取”与“汲取”的主要区别在于:前者强调强记;后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。

26、“检察”与“监察”。“检察”指审查被检举的犯罪事实。“监察”指监督各级国家工作人员的工作并检举违法失职的机关或工作人员。检察与监察的区别有三:第一,方式不同。一个是审查,一个是监督。第二,对象不同。一个是被检举的犯罪事实,一个是机关或工作人员的日常活动。第三,主体不同。一个是司法机关,一个不是司法机关。

27、“家具”与“家俱”。“家具”,这是《现代汉语词典》等工具书推荐的规范词形。

28、“靓丽”与“亮丽”。“靓丽”是指漂亮、美丽。例如:靓丽的容颜。“亮丽”是指明亮美丽、美好、优美。例如:色彩亮丽。

29、“书写”与“抒写”。“书写历史”中的“书”不能写作“抒”,“抒写”是指表达和描述。

30、“截止”与“截至”。不能说“截止今天”,而应说“截止到今天”或“截至今天”。

31、“界限”与“界线”。“界限”主要用于抽象事物,表示限度、尽头。“界线”主要用于具体事物。

32、“决不”与“绝不”。“决不”含有决心、决定的意思;“绝不”则含有“绝对”的意思。

33、“启事”与“启示”。“启事”是指为了说明某事而登在报刊上或贴在墙壁上的文字。例如:征稿启事。“启示”是指启发指示,使有所领悟。

34、“临”与“邻”。“临”指到来或挨着的意思,如“身临其境”“临河”;“邻”指接近、附近,如“邻居”。如“相临的吧街”应为“相邻的吧街”;“邻街建筑”应为“临街建筑”。

35、“蓝”与“兰”。“蓝天”不能误写作“兰天“。“蓝”是指像晴天天空的颜色。例如:蔚蓝。而“兰”是指兰花、兰草。

36、“连”与“联”。“连”侧重相接,“联”侧重相合。连日、连续、连接、牵连的“连”不能写作“联”;联合、联邦、联欢、对联、三联单的“联”不能写作“连”。

37、“练”与“炼”。“练”字与丝有关,如“简练”“洗练”是指文字像白绸子一样干净、没有杂物。“炼”与火有关,与加热有关,如“修炼”原来就与炼丹有关。“练字”有练习的意思,“炼字”是指创作诗文时用心思琢磨用字。“精练”指文字简洁,“精炼”有精心提炼的意思。“体育锻炼”不能写作“体育锻练”。

38、“订”与“定”。“订”大多指经过商讨而订下,商讨的成分很大,有的不是最后确定,如合同、条约、规章等用“制订”。如果是可以确定而且确定了的,用“定”。“制订发展规划”,这个规划制订后可以不是确定了的;“制定发展规划”,这个规划制定后是确定了的。“协定”虽然如同“条约”,但是用“定 ”。

39、“度”与“渡”。“度”是指从一个点到另一个点,“渡”是后生的字。在使用中,用于与时间相关的意义时,一般用“度”,如“度过这段时光”“欢度国庆”“虚度年华”“度过暑假”;用于与空间相关的意义时,用“渡”。如用于有人为因素的意义,用“渡”;没有人为的因素,则用“度”。“渡过难关”“ 过渡时期”的“渡”有“由此到彼”的引申义,带有比喻的性质,所以用“渡”。“度汛”,没有人为的因素,所以用“度”。

40、“像”与“象”。《现代汉语词典》规定应写作“像……一样”。“像”指用模仿、比照等方法制成的人或物的形象,如“画像”、“录像”、“图像”、“摄像”等,都是人工做成的;“象”指自然界、人或物的形态、样子,如“表象”、“脉象”、“气象”、“景象”、“天象”等,都是自然表现出来的。

41、“像”、“象”与“相”。“照相机”用“相”;照出的东西用“像片”。“摄像机”“录像机”用“像”。

42、“蒜薹”与“菜薹”。不能写作“蒜苔”、“菜苔”。“苔”是指长在潮湿地方的一种隐花植物。“薹”字没有简化,“苔”字不是它的简化字。

43、“窜改”与“篡改”。“窜改”是指改动、删改,被窜改的往往是具体的书面材料,如成语、文件、古书等。“篡改”是指用作伪的手段改动和曲解真实的、正确的东西,被篡改的往往是抽象的东西。

44、“辨”与“辩”。与言辞有关的,一般用“辩”,意为辩解、辩论。例如:辩驳、辩护。“辨”一般是指经过分析、区别的进行判断。例如:辨别、辨析、辨认。但“辨”与“辩”有时含义相同,如“辨证”可写作“辨证”,“辨白”可写作“辩白”,“辨正”也可写作“辩正”。

45、“工伤”不能写作“公伤”,词典中没有“公伤”这个词。“工伤”是指在生产劳动过程中受到的意外伤害。

46、“住”和“驻”。“住”泛指居住,“驻”特指为执行公务而留住某地。

47、“作”和“做”。表示动作行为意义的“作”、“做”的大致区别是:抽象意义词语、书面词语多写作“作”,如“作文”。具体东西的制造写成“做”,如“做饭”。“作为一个公路职工”不能写作“做为一个公路职工”。“作贡献”和“做贡献”这两种用法,目前并行于各种文字场合,但国家语委的汉语规范化专家们倾向于使用“做贡献”,原因是“贡献”是具体的东西。

48、“板”与“版”。“板”是指片状较硬的物体。“版”是指上面有文字或图形的供印刷用的底子或书籍排版。例如:版本、出版社、版权、版式。注意:“版画”不能写作“板画”,“版图”不能写作“板图”。

49、“撒”与“洒”。“撒“是指把颗粒状的东西分散着扔出去、散落。例如:撒种。”洒“是指使水或其它东西分散地下落。例如:潇洒、洒脱、洒落。“撒”指散落讲时,同“洒”。

50、“箱”与“厢”。“箱”是指箱子、像箱子的东西。例如:木箱、书箱。“厢”是指厢房、类似房子隔间的地方。例如:车厢儿、包厢、厢房。

51、“熔”、“融”和“溶”。“熔”指固体受热变成液体,“融”特指冰雪等受热变成液体,“溶”是指物质在液体里化开。

52、“燥”、“躁”与“噪”。“燥”是指干燥、缺少水分。例如:燥热。“躁”是指性急、不冷静。例如:脾气躁、性子躁。“噪”是指大声叫嚷或指(名声)广为传扬。例如:噪音、名声大噪。

53、“生”与“身”。“终生”多指事业,如“终生当医生”;“终身”多指切身的事,如“终身受益”。“亲生”指有生育关系的,如“亲生子女”;“亲身”指自己,如“亲身经历”。“出生”指生下来,如“出生于1980年”;“出身”指个人早期的经历和身份,如“出身农民家庭”。

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